1. Parter og aftalegrundlag

1.1 Disse vilkår regulerer brugen af Capptain-platformen ("Tjenesten") og de tilknyttede ydelser mellem:

• Capptain A/S ("Capptain", "vi", "os"), CVR 45287203, Finsensvej 1F, 7430 Ikast, og
• Kunden — den juridiske enhed der har tegnet et abonnement på Tjenesten

1.2 Vilkårene gælder alle aftaler Kunden indgår med Capptain, medmindre andet er aftalt skriftligt. Er der modstrid mellem disse vilkår og en konkret skriftlig aftale mellem parterne, går den konkrete aftale forud.

1.3 Capptain er en B2B-tjeneste. Individuelle medarbejdere ("Slutbrugere") bruger Tjenesten på Kundens vegne. Kunden er ansvarlig for, at Slutbrugere overholder disse vilkår.

2. Tjenestens indhold

2.1 Capptain leverer en digital platform til arbejdsmiljøstyring, herunder:

• Kemisk APV (arbejdspladsvurdering for kemiske stoffer)
• Observationsindberetning og dokumentation
• Eftersyn og compliance-tracking
• Rapportering og scoreboard

2.2 Tjenesten leveres som Software-as-a-Service (SaaS). Capptain forbeholder sig ret til at ændre, opdatere og forbedre Tjenesten løbende uden forudgående varsel, medmindre ændringer væsentligt reducerer aftalte funktioner.

2.3 Support. Supporthenvendelser sendes pr. e-mail eller telefonisk inden for Capptains åbningstid. Capptain bestræber sig på at besvare skriftlige henvendelser inden for 24 timer på hverdage. Capptain yder ikke support på eksterne tjenester, men kan henvise til samarbejdspartnere. Kontaktoplysninger fremgår af §17.

2.4 Backup. Der tages backup af Tjenesten og Kundens data mindst én gang i døgnet. Gendannelse fra backup som følge af forhold hos Kunden sker efter Capptains gældende timetakst.

2.5 Data indlagt siden seneste backup kan gå tabt ved nedbrud. Capptains forpligtelse ved nedbrud er at reetablere data ud fra seneste backup; Capptain er ikke ansvarlig for tab af data indlagt derefter, jf. §9.

3. Abonnement, priser og betaling

3.1 Den aftalte pris fremgår af den mellem parterne indgåede aftale, tilbud eller ordrebekræftelse. Alle beløb er eksklusive moms.

3.2 Abonnementsperioden fremgår af aftalen og af fakturaen. Betaling sker forud — månedligt, halvårligt eller årligt — alt efter hvad der fremgår af aftalen.

3.3 Abonnementet fornyes automatisk for et tidsrum svarende til den foregående abonnementsperiode, medmindre Kunden opsiger rettidigt, jf. §12.

3.4 Prisændringer. Capptain kan hæve abonnementsprisen med senest 3 måneders varsel i forhold til starten af en abonnementsperiode. Kunden har herefter 1 måned til at tage stilling til, om abonnementet ønskes fornyet.

3.5 Ved væsentlige udvidelser af Tjenesten forbeholder Capptain sig ret til enten at hæve abonnementsprisen generelt eller at indføre særskilt betaling for adgang til nye moduler eller funktioner.

3.6 Betalingsfrist. Fakturaer forfalder til betaling 8 dage efter fakturadato, medmindre andet fremgår af fakturaen.

3.7 Kunden er ikke berettiget til at tilbageholde eller modregne betaling, medmindre Capptain skriftligt har anerkendt det.

3.8 Indsigelse mod en faktura skal ske senest 8 dage efter fakturadato.

3.9 Manglende betaling. Er en faktura ikke betalt rettidigt, kan Capptain beregne rykkergebyr og renter for den manglende betalingsperiode. Kunden betaler eventuelle inkassoomkostninger. Betaling anses for foretaget, når beløbet er til rådighed på Capptains konto.

3.10 Er forfaldstidspunktet passeret, påkrav afgivet, og yderligere 14 dage forløbet uden betaling, er Capptain berettiget til at lukke Kundens adgang til Tjenesten eller ved skriftlig meddelelse at ophæve aftalen uden yderligere varsel.

4. Tilbud og accept

4.1 Konkrete tilbud fra Capptain er gældende 30 dage fra tilbudsdatoen, medmindre andet fremgår af tilbuddet.

4.2 Et tilbud skal accepteres skriftligt af Kunden og er først bindende for Capptain, når Capptain skriftligt har bekræftet ordren.

4.3 Annullering af en ordre skal ske skriftligt.

5. Kundens forpligtelser

5.1 Kunden sikrer, at Tjenesten kun bruges til lovlige formål i overensstemmelse med gældende dansk og EU-ret.

5.2 Kunden er ansvarlig for at administrere adgang for Slutbrugere, herunder at deaktivere adgang for fratrådte medarbejdere.

5.3 Kunden er dataansvarlig for persondata om egne medarbejdere behandlet via Tjenesten, jf. GDPR art. 24. Capptain er databehandler, jf. §14.

5.4 Kunden må ikke:

• Forsøge at omgå sikkerhedsforanstaltninger eller adgangskontrol
• Scrape, reverse-engineere eller kopiere Tjenesten
• Bruge Tjenesten til at behandle andres data uden hjemmel
• Dele loginoplysninger med uautoriserede tredjeparter

5.5 Onboarding. Det er en forudsætning for levering og onboarding, at Kunden i nødvendigt omfang giver Capptain adgang til Kundens data efter nærmere anvisning, leverer materiale i den nødvendige kvalitet og mængde, og medvirker til at tilrettelægge arbejdet, besvare henvendelser og tildele ressourcer.

5.6 Capptain er uden ansvar for det datagrundlag Kunden leverer til onboarding og løbende support, og for Kundens egen brug af platformen.

6. Capptains forpligtelser

6.1 Capptain tilstræber høj oppetid og stabil drift.

6.2 Planlagt vedligehold, herunder opdateringer, sikkerhedsopdateringer og fejlrettelser, gennemføres hvor det er muligt uden for normal driftstid. Medfører vedligeholdet forventet nedetid, varsles det med rimeligt varsel pr. e-mail. Er en ændring nødvendig af hensyn til sikkerhed eller lovgivning, kan Capptain foretage den uden varsel.

6.3 Capptain behandler persondata i overensstemmelse med GDPR og databehandleraftalen, jf. §14.

6.4 Capptain giver ikke tredjeparter adgang til Kundens data uden Kundens udtrykkelige samtykke, medmindre det er lovpligtigt.

7. Intellektuel ejendomsret

7.1 Alle rettigheder til Tjenesten, inkl. software, design og dokumentation, tilhører Capptain A/S.

7.2 Kunden erhverver en begrænset, ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig brugsret til Tjenesten i abonnementsperioden på de vilkår der fremgår af de til enhver tid gældende licensbetingelser, herunder eventuelle underleverandørers.

7.3 Kundens data (indberetninger, APV-dokumenter, medarbejderdata) forbliver Kundens ejendom. Capptain udleverer data til Kunden i maskinlæsbart format på forespørgsel.

8. Fortrolighed

8.1 Begge parter behandler den anden parts fortrolige information med diskretion og videreformidler den ikke til tredjeparter uden samtykke.

8.2 I forbindelse med onboarding og løbende support kan Capptain få adgang til fortrolige og interne informationer. Capptain indestår for, at ansatte og underleverandører behandler modtagne oplysninger fortroligt og alene anvender dem til det formål, de er afgivet til.

8.3 Fortrolighedsforpligtelsen ophører ikke ved aftalens ophør og er tidsubegrænset.

9. Ansvar samt fejl og mangler

9.1 Capptain er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler med de begrænsninger der følger af §9 og §10.

9.2 Leverer Capptain ikke de ydelser der skriftligt er beskrevet, og som Kunden derved kunne have en berettiget forventning om, foreligger der en mangel. Kunden kan kræve manglen udbedret. Kan Capptain ikke udbedre manglen, kan Kunden kræve aftalen ophævet, og Capptain tilbagebetaler da den forholdsmæssige andel af forudbetalt abonnement.

9.3 Ved Kundens rapportering af fejl eller mangler søger Capptain hurtigst muligt at afhjælpe disse. Fejlretning sker uden beregning, medmindre fejlen skyldes forhold uden for Capptains kontrol eller kan tilskrives Kunden; i så fald kan Capptain fakturere sit tidsforbrug efter gældende takster.

9.4 Capptain er ikke ansvarlig for:

• Driftstab, tidstab, avancetab eller andet indirekte tab, herunder som følge af hosting, manglende oppetid, funktionssvigt, fejl eller mangler
• Indirekte tab forårsaget af tredjepartsleverandører og deres produkter
• Tab, ulempe eller skade som følge af afbrydelser eller forstyrrelser på internettet, tab af informationer eller mangler ved betjeningen
• Kundens fejlagtige brug af Tjenesten
• Force majeure, jf. §11
• Manglende sikring af loginoplysninger
• At den leverede ydelse ikke har den ønskede værdi for Kunden, eller at Kunden ikke opnår de ønskede resultater
• Fejl som følge af ændringer i det leverede, der ikke er sket efter Capptains instruktioner, eller af manglende uddannelse hos Kunden

10. Ansvarsbegrænsning

10.1 Capptain kan i intet tilfælde, uanset graden af uagtsomhed, gøres ansvarlig for indirekte tab af enhver art, herunder tab af data, overholdelse af lovkrav eller Kundens omkostninger til tredjemandsafhjælpning.

10.2 Capptains samlede erstatningsansvar er begrænset til det beløb Kunden har betalt for Tjenesten i de seneste 12 måneder forud for skaden.

10.3 Capptain er ansvarlig for produktansvar efter præceptiv lovgivning, men påtager sig ikke ansvar i videre omfang. Ethvert ulovbestemt produktansvar er udtrykkeligt fraskrevet.

10.4 Vigtigt om compliance-ansvar. Capptain er et digitalt hjælpeværktøj. Ansvaret for at overholde arbejdsmiljølovgivningen, herunder bekendtgørelse om arbejde med stoffer og materialer (kemiske agenser), påhviler Kunden. Kunden er alene ansvarlig for at overholde miljøgodkendelser og for at tilpasse brugen af platformen til virksomhedens særlige forhold — herunder indretning, udstyr, eftersyn, kemikalier og medarbejderforhold. Brug af Capptain fritager ikke Kunden for dette ansvar og overdrager det ikke til Capptain. Capptain erstatter ikke professionel juridisk eller arbejdsmiljøfaglig rådgivning.

10.5 Kunden er ansvarlig for, at Kundens indhold overholder lovgivningen i det land hvor indholdet har adresse.

11. Misligholdelse og force majeure

11.1 Misligholder en part væsentligt sine forpligtelser, eller indtræder konkurs, likvidation eller betalingsstandsning, er den anden part berettiget til at hæve aftalen med øjeblikkelig virkning. Som væsentlig misligholdelse anses blandt andet Kundens manglende betaling af forfaldne ydelser og Kundens misbrug af Capptains immaterielle rettigheder.

11.2 Capptain er uden ansvar for manglende opfyldelse, når den skyldes force majeure — herunder krig, optøjer, terrorisme, strejke, naturkatastrofer, import- eller eksportforbud, afbrydelse af energiforsyning eller kommunikationslinjer, længerevarende sygdom eller død hos nøglemedarbejdere, omfattende virus- eller malwareangreb, beskadigelse af servere eller anden IT-infrastruktur, samt force majeure hos underleverandører.

11.3 Indtræder force majeure, underretter den ramte part snarest den anden part og holder løbende denne underrettet.

12. Opsigelse

12.1 Opsigelse fremsendes skriftligt med angivelse af virksomhedsnavn, CVR-nr., P-nr., kontaktperson og telefonnummer.

12.2 Abonnementet kan opsiges med 1 måneds varsel til en abonnementsperiodes udløb, medmindre andet er aftalt skriftligt. Modtager Capptain ikke skriftlig opsigelse, fortsætter abonnementet, jf. §3.3.

12.3 Forudbetalte beløb refunderes ikke — heller ikke ved opsigelse midt i en abonnementsperiode. Capptain yder ingen kompensation for tidligt opsagte abonnementer.

12.4 Capptain kan opsige aftalen med 30 dages varsel, eller øjeblikkeligt ved væsentlig misligholdelse, jf. §11.1.

12.5 Kunden ejer sine egne data og kan ved opsigelse få rådata udleveret i maskinlæsbart format (fx Excel, CSV eller PDF).

12.6 Ved ophør udleveres Kundens data inden 30 dage, hvorefter de slettes fra Capptains systemer, jf. databehandleraftalen og GDPR art. 17.

13. Markedsføring

13.1 Capptain er berettiget til at anvende Kunden som reference i markedsføringsmæssigt øjemed, medmindre andet aftales.

14. Persondata

14.1 Capptain er databehandler for de persondata Kunden behandler via Tjenesten. Forholdet reguleres af en særskilt databehandleraftale.

14.2 Capptain lever op til kravene i databeskyttelsesforordningen (GDPR) og stiller en databehandleraftale til rådighed.

15. Ændringer til vilkårene

15.1 Capptain kan ændre disse vilkår med 30 dages skriftligt varsel. Fortsat brug af Tjenesten efter ikrafttrædelse udgør accept af de ændrede vilkår.

15.2 Ændringer af abonnementsprisen følger §3.4, ikke §15.1.

16. Lovvalg og værneting

16.1 Aftalen er underlagt dansk ret.

16.2 Tvister søges løst i mindelighed. Kan parterne ikke blive enige, afgøres sagen ved Capptains hjemting, Retten i Herning, som rette værneting.

17. Kontakt

Capptain A/S Finsensvej 1F 7430 Ikast CVR: 45287203 Telefon: +45 78 70 18 48 E-mail: info@capptain.dk capptain.ai