Instruks om overførsel fra den hidtidige platform
Denne instruks er den Dataansvarliges dokumenterede instruks til Databehandleren om at overføre den Dataansvarliges oplysninger fra den hidtidige platform til Capptain-platformen, jf. databehandleraftalens pkt. 3.1 og Bilag C, C.1.2. Den Dataansvarlige er den kunde, i hvis navn instruksen accepteres i Capptain-platformen, og Databehandleren er Databehandleren efter databehandleraftalen. Begreberne har samme betydning som i databehandleraftalen, og instruksen supplerer den.
1. Hvad der overføres
1.1 Databehandleren overfører følgende oplysninger fra den hidtidige platforms kemimodul til Capptain-platformen:
a. de kemiprodukter, der ikke er slettet i den hidtidige platform, med navn, beskrivelse, leverandør og varenummer;
b. de sikkerhedsdatablade, der er knyttet til produkterne, som filer eller som adresser. En henvisning til en leverandørs portal, som ikke er et sikkerhedsdatablad, overføres ikke som sikkerhedsdatablad, og produktet står herefter uden sikkerhedsdatablad;
c. de kemiske arbejdspladsvurderinger og produktlister pr. arbejdsområde, som den Dataansvarlige har lagt ind i den hidtidige platform. For hvert arbejdsområde får den Dataansvarlige en arbejdsopgave og et udkast til en ny kemisk arbejdspladsvurdering med produkterne fra produktlisten og den oprindelige fil som kildedokument. Databehandleren publicerer ikke udkastet; den Dataansvarlige gennemgår og publicerer det selv, jf. databehandleraftalens Bilag A, A.8. Arbejdspladsvurderingerne og produktlisterne kan indeholde oplysninger om den Dataansvarliges medarbejdere, herunder oplysninger omfattet af forordningens art. 9, jf. databehandleraftalens Bilag C, C.7.4.
1.2 Følgende overføres ikke:
a. produkter, der er slettet i den hidtidige platform;
b. brugere og oplysninger om brugere. Den Dataansvarliges brugere får adgang til Capptain-platformen ved invitation;
c. oplysninger om, hvem der har oprettet eller ændret en post eller en fil i den hidtidige platform;
d. navne på de personer, der er inviteret til at besvare et spørgeskema i den hidtidige platform, og deres personlige links.
1.3 Oplysninger fra kemimodulet, som hverken overføres efter pkt. 1.1 eller er nævnt i pkt. 1.2, udleveres til den Dataansvarlige efter pkt. 5.
2. Hvordan overførslen sker
2.1 Databehandleren foretager overførslen. Den Dataansvarlige skal ikke foretage sig noget i den hidtidige platform. Ændringer, der foretages i den hidtidige platforms kemimodul, efter at overførslen er påbegyndt, overføres ikke.
2.2 Oplysningerne i pkt. 1.1 og de oplysninger fra databasen, der udleveres efter pkt. 5, læses fra den hidtidige platforms database af en server hos underdatabehandleren i pkt. 3. Serveren ændrer ikke oplysningerne i den hidtidige platform. Oplysningerne i pkt. 1.1 overføres over en krypteret forbindelse til Capptain-platformens database hos Supabase, jf. databehandleraftalens Bilag B, B.2.1.
2.3 Filerne i pkt. 1.1 og de filer, der udleveres efter pkt. 5, ligger i den hidtidige platforms fillager i krypteret form. Den driftsleverandør for den hidtidige platform, der fremgår af databehandleraftalens Bilag B, B.2.2, giver serveren læseadgang til fillageret. Serveren henter filerne i den krypterede form, de har i fillageret. Filerne dekrypteres på en arbejdsstation hos Databehandleren og ikke på serveren. Hver fil i pkt. 1.1 kontrolleres, før den lægges i Capptain-platformens fillager hos Supabase.
2.4 De overførte sikkerhedsdatablade og produkter behandles derefter som andre sikkerhedsdatablade og produkter i Capptain-platformen, herunder maskinelt med den sprogmodel, der fremgår af databehandleraftalens Bilag A, A.8, og Bilag B, B.2.1. Produktlisterne i pkt. 1.1, litra c, læses med samme sprogmodel, så produkterne kan knyttes til udkastene. En produktliste sendes først til sprogmodellen, når en medarbejder hos Databehandleren har kontrolleret, at den ikke indeholder oplysninger om den Dataansvarliges medarbejdere. De kemiske arbejdspladsvurderinger sendes ikke til sprogmodellen.
3. Underdatabehandler ved overførslen
3.1 Den Dataansvarlige giver hermed sin specifikke skriftlige godkendelse, jf. databehandleraftalens pkt. 6.2, til, at Databehandleren anvender følgende underdatabehandler til overførslen og til udleveringen efter pkt. 5:
| Underdatabehandler (juridisk enhed) | Ydelse | Hvor data lagres, og hvorfra der er adgang | Overførselsgrundlag |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH (Tyskland) | Server med fast IP-adresse, som læser oplysningerne efter pkt. 2.2 og henter filerne efter pkt. 2.3. Serveren læser ikke felter, der er beregnet til oplysninger om personer, og den har ikke nøglen til filerne | Tyskland. Ingen overførsel til tredjeland | Databehandleraftale. Overførselsgrundlag ikke relevant |
3.2 Godkendelsen gælder alene overførslen og udleveringen efter denne instruks og supplerer databehandleraftalens Bilag B. De øvrige underdatabehandlere, der deltager i overførslen, fremgår af databehandleraftalens Bilag B, B.2.1 og B.2.2.
4. Tidspunktet for overførslen
4.1 Databehandleren kan have påbegyndt overførslen, før denne instruks er accepteret. Oplysningerne i pkt. 1.1 kan derfor allerede være læst fra den hidtidige platform og lagt i Capptain-platformen, og sikkerhedsdatabladene og produkterne kan allerede være behandlet efter pkt. 2.4, når instruksen accepteres. Ved at acceptere instruksen godkender den Dataansvarlige også den del af overførslen, der er sket før accepten.
4.2 Ønsker den Dataansvarlige ikke overførslen, kan den Dataansvarlige henvende sig til Databehandlerens kontaktpunkt, jf. databehandleraftalens pkt. 14. Databehandleren sletter eller tilbageleverer da de overførte oplysninger efter den Dataansvarliges valg, jf. databehandleraftalens pkt. 10 og Bilag C, C.4.
5. Oplysninger, der udleveres i stedet for at blive overført
5.1 Oplysninger fra den hidtidige platforms kemimodul, der ikke overføres, herunder spørgeskemaer med besvarelser, instruktioner og filer, der ikke er knyttet til et produkt, samles i en eksportpakke til den Dataansvarlige. Pakken har en fortegnelse over filerne, og en fil, der ikke udleveres, står i fortegnelsen med en begrundelse. Pakken indeholder ikke de oplysninger, der er nævnt i pkt. 1.2, litra c og d.
5.2 Pakken stilles til rådighed for den Dataansvarliges administrator via et tidsbegrænset link, efter at instruksen er accepteret. Linket udløber efter 30 dage, og Databehandleren sletter derefter pakken.
6. Midlertidige kopier
6.1 Til brug for overførslen lagres oplysningerne fra databasen midlertidigt i Capptain-platformens database, og filerne lagres midlertidigt i krypteret form på serveren i pkt. 3 og hos Databehandleren. De midlertidige kopier slettes, når overførslen og udleveringen efter pkt. 5 er verificeret, og senest 90 dage efter, at oplysningerne er læst fra den hidtidige platform. Dekrypterede filer på Databehandlerens arbejdsstation slettes, når overførslen af filerne er verificeret.
6.2 Oplysningerne i den hidtidige platform slettes ikke ved overførslen. De slettes eller tilbageleveres efter databehandleraftalens Bilag C, C.7.5.
7. Opbevaring i Capptain-platformen
7.1 De overførte oplysninger opbevares efter databehandleraftalens Bilag A, A.4.1, og Bilag C, C.3. I Capptain-platformen er oprettelsesdatoen for en overført post datoen for overførslen. Datoen på det enkelte sikkerhedsdatablad ændres ikke ved overførslen.
8. Instruksens gyldighed og accept
8.1 Instruksen gælder i den version, den Dataansvarlige har accepteret. Databehandleren overfører ikke andre oplysninger fra den hidtidige platform end dem, der er nævnt i pkt. 1.1, uden en ny skriftlig instruks fra den Dataansvarlige.
8.2 Instruksen accepteres i Capptain-platformen af en administrator eller en superbruger hos den Dataansvarlige, som bekræfter at være bemyndiget til at give instruksen på den Dataansvarliges vegne. Accepten registreres med version, person og tidspunkt.